Blog

Productivity Life Hacks oder wie man die Arbeit in den Griff bekommt

By Christina Toth Geposted in - Blog & mandatum momentum & Ratgeber

Ununterbrochen unterbrochen

Schon wieder läutet das Telefon. Ich will eigentlich gar nicht mehr abheben, weil ich genau weiß: nach jedem Anruf wird die ToDo-Liste noch ein bisschen länger.

„Jetzt schick ich das noch schnell raus, das dauert nicht lange“, denk ich mir, und öffne das dritte neue Mail. Die zwei anderen sind halbfertige Entwürfe. Die konnte ich noch nicht senden, weil ich ja von den Anrufen davor unterbrochen wurde. „Aber ich komm schon noch dazu“, denk ich mir, fang an zu schreiben und erkläre meinem Gesprächspartner am Telefon – ja, der ist immer noch dran – dass ich ihm die versprochenen Entwürfe ganz sicher heute noch zukommen lasse.

So oder so ähnlich ging es mir mittlerweile jeden Tag.

Multitasking reduziert Produktivität

Dass ich mit dem Problem nicht alleine da stehe ist mir klar. Deshalb hab ich mich wieder einmal auf die Suche begeben.

Zeitmanagement-Tools hat man sie früher genannt. Productivity Life Hacks nennt man sie heute. Die kleinen, feinen, aber durchaus wirkungsvollen Tricks, die einem helfen, den Berg an Aufgaben in den Griff zu bekommen und nicht daran zu verzweifeln.

Bis zu 40% büßt man angeblich an Produktivität ein, wenn man unentwegt zwischen Aufgaben hin und her switcht oder meint, alles gleichzeitig machen zu müssen. Sogar die Intelligenz soll unter dem ständigen Multitasking leiden.

Das kann ja nicht das Ziel sein. „Aber wie soll ich nun mit all den Aufgaben und vielen Störungen umgehen, die laufend auf mich einprasseln,“ hab ich mich gefragt. Und ich habe Antworten gefunden.

Productivity Life Hacks, die wahre Wunder wirken

Bei meiner Suche bin ich auf altbekannte, nicht wirklich praktikable und teilweise auch skurrile Tipps gestoßen.

Einige waren aber auch sehr brauchbar, und diese habe ich auch schon in meinen Alltag integriert. Hier sind meine drei Favoriten, die meiner Erfahrung nach mit relativ wenig Aufwand (das ist für mich immer ein wesentliches Kriterium) wahre Wunder wirken:

Was ist DIE EINE wichtige Aufgabe, die ich heute erledigen muss?

Nela Canovic, die sich selbst Productivity Hacker nennt, rät zu einem sanften Start in den Tag. Anstatt schon gleich nach dem Aufwachen im Kopf die lange ToDo-Liste durch zu scrollen, einfach nur eine simple Frage stellen: Was ist die eine Sache, die ich heute jedenfalls erledigen muss?

Dem ganzen wir natürlich noch mehr Nachdruck verliehen, wenn man sich jeden Morgen diese eine Sache notiert und die Notiz sichtbar vor sich platziert. Und dann reserviert man sich im Kalender Zeit für diese Aufgabe.

Klingt doch easy, oder? Es nimmt zumindest morgens den Druck, das kann ich bestätigen. Es führt auch dazu, wirklich Prioritäten zu setzen.

Ich habe für mich aber festgestellt, dass DIE EINE Aufgabe dann doch etwas zu kurz gedacht ist. Ich nehm mir daher DIE DREI wichtigen Aufgaben vor.

Meine neue ToDo-Liste ist jetzt nicht kürzer als sonst, aber sie ist so strukturiert, dass ganz oben drei Aufgaben stehen, die ich jedenfalls erledigt haben möchte. Alle anderen sind nice to haves, die dann vielleicht am nächsten oder übernächsten Tag ganz oben stehen.

Damit hab ich wirklich vom ersten Tag das Gefühl, meine Aufgaben wieder im Griff zu haben. Und erstaunlicherweise wird die ToDo-Liste nicht länger und länger, sondern erscheint plötzlich bewältig- und planbar. Life hack geglückt!

Handy in den Flugmodus

So wirklich funktioniert das mit den drei Aufgaben aber nur, weil ich mich jetzt wirklich ganz besonders darauf konzentriere, genau diese drei Aufgaben zu erledigen. Und das schaffe ich, in dem ich einen alten, aber sooo guten Tipp einhalte: Handy in den Flugmodus.

Die ständigen Ablenkungen durch Telefon, E-Mails, die diversen Messenger – wer soll denn da noch konzentriert arbeiten können? Jede auch noch so kurze Unterbrechung steigert die Fehleranfälligkeit, das haben Forschungen ergeben.

Außerdem dauert es nach jeder kurzen Unterbrechung wieder eine kleine Ewigkeit, um in die vorherige Aufgabe richtig eintauchen zu können. Da kann es also schon einmal sein, dass man für ein E-Mail, das eigentlich in 10 Minuten geschrieben sein könnte, 30-40 Minuten braucht.

Daher während wichtiger Aufgaben:

  1.  Handy in den Flugmodus oder aus (Vibracall stört doch mindestens genauso).
  2.  E-Mail Benachrichtigungen deaktivieren (diese Pop-Ups hat doch heute sowieso niemand mehr, oder?). E-Mails sowieso nur 3 Mal am Tag checken. Das raten zumindest die Experten. Ehrlich gesagt: das bekomm ich (noch) nicht hin. Aber mit einer kurzen Out-of-office Meldung á la „Ich melde mich heute am späteren Nachmittag bei Ihnen“, informiert man zumindest darüber, dass die Rückmeldung etwas dauern wird.
  3.  Kein Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp oder was es sonst noch so alles gibt. Außer man ist Social Media Manager. Dann ist das wohl okay.

Man meint immer, ständige Erreichbarkeit ist oberste Priorität als Dienstleister. Ich denke vielmehr, dass ungeteilte Aufmerksamkeit am Ende zu einem viel besseren Produkt führt. Und eigentlich sollte das oberste Priorität haben.

Kreative Pausen

Seit knapp zwei Jahren bin ich nun selbständig. Auf ein ganzes Arbeitsleben gerechnet ist das  – so würde man meinen – noch ziemlich frisch. Und trotzdem bin ich schon voll im Alltragstrott.

Ich habe mir jetzt ganz bewusst vorgenommen, immer wieder Raum für kreative Pausen zu schaffen. Ich zieh mich dazu gerne zurück. Manchmal habe ich ein ganzes Wochenende, manchmal reichen zwei Stunden am Nachmittag in der Sonne oder in einem Café.

In dieser Auszeit besinne ich mich darauf, was mein ursprünglicher Plan war. Wie sehr alles das, was mich täglich beschäftigt, in diesen Plan passt. Ob mein Plan von damals überhaupt noch mein Plan von heute ist. Wie ich meine Ziele für die Zukunft definiere und was ich tun kann, um diese auch zu erreichen.

Ob im Team oder alleine, so eine kreative Auszeit – manche nennen sie auch Strategiemeeting – bringt wieder sehr viel Schwung und damit Produktivität in den Arbeitsalltag.

Achso, einen hab ich noch….

Hund im Büro

Es ist wissenschaftlich erwiesen und unser Chief Happiness Office Specter liefert täglich den Beweis: ein Hund bringt uneingeschränkt gute Laune ins Büro. Und gute Laune steigert einfach auch die Freude an der Arbeit :-)!

Und was machen Sie, um produktiv zu bleiben?

 

Foto: shutterstock.com

HINTERLASSEN SIE EINEN KOMMENTAR